1.       RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS. El responsable del tratamiento de datos personales y otra información del titular es la sociedad DROXI COLOMBIA S.A.S., persona jurídica con asiento principal en la ciudad de Bogotá D.C en la Carrera 34 Nº 6- 51 identificada con NIT: 900.585.234-1, teléfono: (601) 6576779 y correo electrónico experiencia@droxi.com.co

2.       AUTORIZACIÓN. En el tratamiento de datos por el medio definido, DROXI COLOMBIA S.A.S como responsable del tratamiento de datos personales solicitará la autorización previa e informada al titular.

3.       TRATAMIENTO Y FINALIDAD. Los datos personales por usted proporcionados a DROXI COLOMBIA S.A.S. serán almacenados en las bases de datos de DROXI COLOMBIA S.A.S. y serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

o   Respecto a clientes.[AG1]  El tratamiento de los datos se realizará con la finalidad de: Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas; proveer información sobre nuestros productos y servicios; efectuar eventos o promociones de tipo comercial, social e informativo; realizar programas de fidelización y actualización de datos: informar sobre cambios de productos, precios o servicios; trasmitir o transferir información a proveedores aliados en convenio para ofrecer servicios u otras actividades delegadas; realizar actividades de facturación electrónica incluido el envío de información a autoridades tributarias, cobranza, consulta y reporte a centrales de riesgo; generar información estadística; mantenimiento y seguimiento de la relación comercial, a través de correos electrónicos, mensajes de texto (SMS o MMS) o telefónicamente; suministrar u obtener referencias comerciales y/o financieras; realizar actividades de formación y capacitación; realizar actividades sociales y de esparcimiento; participar  en juegos promocionales; reportar información a las entidades estatales de control y vigilancia; actividades de debida diligencia y/o conocimiento de la parte.

o   Respecto a empleados. El tratamiento de los datos se realizará para fines relacionados con: Adelantar procesos de atracción y selección; vinculación, desarrollo y terminación de la relación laboral; consulta y reporte a centrales de riesgo; incorporación a los diferentes procesos de bienestar y planes de beneficios; suministrar referencias laborales, afiliación o vinculación estratégica; información estadística relacionada con la gestión del personal, así como los reportes que DROXI COLOMBIA S.A.S debe emitir a las entidades estatales de control y vigilancia; actividades de debida diligencia y/o conocimiento de la parte.

o   Respecto a proveedores de mercancía. El tratamiento de los datos se realizará con el fin de contactar y contratar con proveedores la adquisición de productos que DROXI COLOMBIA S.A.S. requiera para el funcionamiento de su operación; seguimiento al cumplimiento de las obligaciones contraídas en virtud de los contratos y relaciones comerciales; efectuar eventos o promociones de tipo comercial, social e informativo, suministrar u obtener referencias comerciales y/o financieras, así como los reportes que DROXI COLOMBIA S.A.S debe emitir a las entidades estatales de control y vigilancia; actividades de debida diligencia y/o conocimiento de la parte;  trasmitir o transferir información a proveedores aliados en convenio para ofrecer servicios u otras actividades delegadas.

o   Respecto a proveedores de insumos y servicios. El tratamiento de los datos personales se realizará con el fin de contactar y contratar los proveedores que DROXI COLOMBIA S.A.S. requiera para la prestación de servicios a sus clientes o para suplir las necesidades propias de la empresa, seguimiento al cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de los contratos y relaciones comerciales; efectuar eventos o promociones de tipo comercial, social e informativo, suministrar u obtener referencias comerciales y/o financieras, así como los reportes que DROXI COLOMBIA S.A.S. debe emitir a las entidades estatales de control y vigilancia; actividades de debida diligencia y/o conocimiento de la parte;  trasmitir o transferir información a proveedores aliados en convenio para ofrecer servicios u otras actividades delegadas.

En consecuencia, para las finalidades descritas, DROXI COLOMBIA S.A.S podrá: (i). Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente. (ii). Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares. (iii) Verificar, corroborar, comprobar, validar, evaluar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información que disponga legítimamente. (iv). Acceder, consultar, comparar, analizar y evaluar toda la información que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera. (v) Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los titulares. (vi) DROXI COLOMBIA S.A.S. podrá trasmitir o transferir los datos personales que maneja, a personas domiciliadas en Colombia o en el exterior, sean públicas o privadas, siempre y cuando: Sean personas con las que DROXI COLOMBIA S.A.S. se relacione por vínculos de participación accionaria, o sean su matriz, subsidiaria u operada; o la entrega de datos personales tenga como finalidad la estructuración, diseño e implementación de ofertas de productos y/o servicios, o en general propuestas de valor adicionales a las que DROXI COLOMBIA S.A.S. está en capacidad de ofrecer de manera autónoma, o tenga como finalidad facilitar el desarrollo de su objeto social mediante la tercerización de sus procesos, tales como archivo físico o digital, cobranza, gestión de riesgos, desarrollo de software, contacto de miembros, investigación de mercados, elaboración de análisis estadísticos, elaboración de estrategias comerciales y/o sociales, mercadeo, estudios de impacto social, participación en programas sociales de inclusión del estado, establecimiento de nuevos canales de atención y demás fines relacionados y conexos. El tercero receptor de los datos actuará en calidad de encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transmitida para el tratamiento. (vii) Consultar, solicitar o verificar información sobre datos de ubicación o contacto, los bienes o derechos que llegare a poseer y que reposaren en las bases de datos de entidades públicas o privadas, o que conozcan personas naturales, bien fuere en Colombia o en el exterior. (viii). Utilizar la información por parte de los terceros que intervengan en los procesos de: celebración, ejecución y terminación de la relación contractual establecida.

4.       DERECHOS QUE LO ASISTEN COMO TITULAR. Los titulares de la información contenida en las bases de datos de DROXI COLOMBIA S.A.S, tienen derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a DROXI COLOMBIA S.A.S. quien es responsable o encargado del tratamiento, o ejercer el derecho frente a quien haya recibido los datos como resultado de la transmisión de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; (ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada a DROXI COLOMBIA S.A.S como responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento; (iii) Ser informado por DROXI COLOMBIA S.A.S. como responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales; (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.; (vi) Acceder en forma gratuita a consultar los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. (vii) Ser contactado por los medios autorizados conforme a los criterios fijados por la ley 2300 de 2023.

o   Datos sensibles. Usted tiene derecho a optar por no responder cualquier información sensible solicitada por DROXI COLOMBIA S.A.S., relacionada entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

o   Datos de menores de edad. En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o el representante legal del menor.

5.       PERSONA Ó ÁREA RESPONSABLE PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS (PQR’S). Para realizar PQR`S con el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar su autorización por favor contacte a DROXI COLOMBIA S.A.S, de Lunes a Viernes en horario 8:00 a.m. - 12:00 m. y 2:00 p.m. a 5:00 p.m. al teléfono (601) 6576779 ó al correo electrónico experiencia@droxi.com.co.

6.       PROCEDIMIENTO PARA QUE EL TITULAR EJERZA SUS DERECHOS

o   Si es directamente el titular el que va a ejercer uno de sus derechos, este debe presentar copia del documento de identidad.

o   Si se trata del causahabiente, este debe presentar el documento donde conste la sucesión o subrogación de los derechos del titular que está representando, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular, y presentar el documento de identidad del representante.

o   Si se trata de un representante legal y/o apoderado, este debe presentar documento de identidad válido, un documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y el número del documento de identidad del Titular.

7.       CONSULTA. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se le informaran los motivos de la demora, y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.       SOLICITUD DE SUPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN Ó REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Para solicitar la supresión de sus datos de nuestras bases de datos o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales usted podrá realizar su solicitud de Lunes a Viernes en horario 8:00 a.m. - 12:00 p.m. y 2:00 p.m. a 5:00 p.m. al teléfono (601) 6576779 o al correo: experiencia@droxi.com.co . Su solicitud debe indicar en forma clara lo siguiente: Nombre del titular, número del documento de identificación, número de teléfono actualizado, correo electrónico actualizado y motivo de la solicitud indicando la intención de que se supriman los datos personales de las bases de datos o de la revocatoria de la autorización; su solicitud será direccionada con el oficial de protección de datos personales. Al realizar su solicitud de consulta usted deberá presentar el documento que lo identifique como titular de la información, o los documentos que lo identifiquen como causahabiente. Si la solicitud resulta incompleta, se procederá de la siguiente manera:

Se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la misma para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

La solicitud será remitida al oficial de protección de datos personales.

Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, con la leyenda "solicitud en trámite" y el motivo de la misma. Dicha leyenda se mantendrá hasta que la solicitud sea decidida.

El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.       FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA. La presente política entra en rigor el día 25/03/2025 y las bases de datos se mantendrán vigentes hasta la culminación del objeto social de DROXI COLOMBIA S.A.S.